(未来之舟礼仪培训网)不知道为什么，一直和张译、李晨双向联系的合作单位孙科长，现在只和李晨联系了。百思不得其解的张译把这件事汇报给了领导。领导也奇怪，孙科长与他们单位合作多年，还没有出现过这样的情况。领导私下和孙科长沟通后得知，这都是张译的问题。孙科长是个工作严谨的人。但自从和张译联系后发现，他的邮件签名个性十足：“张伢无爪”，孙科长发给他的邮件，经常两三天后才有消息。发来的邮件，连个邮件主题、落款都没有。忘发附件也是常事……孙科长说，这样不严谨的人，他实在不想浪费自己的时间来联系。

在商务礼仪中，电子邮件不算是正式的沟通方式，但并不意味着可以随意，不讲究商务礼仪规范。我在商务礼仪培训中建议，电子邮件的使用，特别需要注意邮件设置、内容安排、查收回复等三个方面的内容。

邮件设置

我在这里介绍的是因公使用的商务邮件。为使商务邮件更加规范、便捷，商务邮件设置包括邮件主题、发件人以及自动回复设置等三个方面。

最好把发件人名字设置成“单位简称+自己姓名”，或者是“单位简称+所在部门简称”，以方便对方了解邮件是谁所发，方便对方及时处理，并和垃圾邮件区别开。要注意的事，因公使用的电子邮件，即使不想把发件人设置规范，也不应把发件人名字设置得过于个性化甚至有恶搞意味。

设置自动回复，就能在对方成功发出邮件后，马上通知发件者：他的邮件已经成功收到。我见过很多因公使用的自动回复邮件，连个落款都没有。对收到自动回复的人来说，还是不清楚你有没有收到邮件。所以，设置的邮件回复内容应该有落款，姓名、单位名称都可以，或者两者都有。最规范的自动回复设置，应该有自动回复的说明、自己的办公电话、单位名称、部门、姓名等联络信息。

邮件内容

商务礼仪要求我们，因公邮件的内容格式，应该根据书面信函的格式和规则来写。文字的字体及颜色，以方便阅读、颜色不刺眼为宜。选用电子信纸，注意用庄重的，修饰不多，否则既杂而影响阅读速度。邮件内容讲述必须简洁，用语礼貌。注意及时回车换行，以方便阅读。因公邮件，避免使用网络语言及符号，以免对方不理解而使交流受阻甚至产生歧义。相对手写来说，键盘打字更容易出错，所以在写完邮件的具体内容后，养成检查一遍再发送的习惯。

落款。包括单位名称、个人姓名。很多因公使用的电子邮件都直接把自己的单位名称、所在部门、姓名、联系方式设置好，省去了每次发邮件都写的麻烦，方便又规范。

主题。在垃圾邮件泛滥的今天，这一点很重要。邮件主题，就相当于信封上的“收件人”，应该规范一点，通过这个主题，让收件人知道这封信就是发给他的。邮件主题，最好能写清对方单位简称、对方姓氏加上职务；如果单位简称比较短，还可以加上邮件内容简化说明，如“北京未来之舟孙总收商务礼仪培训协议”，这样对方就能明确这封信是发给他的什么邮件，何时处理。

发送附件前，注意了解一下对方的邮箱能否支持你所发附件的大小，并在邮件内容中说明一下你所发的附件。一般来说，以自己公司的网址为后缀的邮箱，往往邮箱附件相对都小一些，我见过很多单位的邮件附件，都只支持在20兆以下的单个附件。点击“发送”前，再检查一下邮件：邮箱地址、称呼、涉及到的数字有无错误。

发送邮件后最好再通知对方查收，特别是重要邮件或需要对方紧急处理的邮件。

查收和回复

对外使用的商务电子邮件，必须定期查看收件箱，以便及时处理来信。另外，还要注意定期删除不需要的邮件，以便留出邮箱空间。

和书面信函一样，电子邮件也应及时回复，使发件人免于担心邮件是否收到。一般应在收到邮件后的当天回复。问题较难处理或太忙而不能马上处理的，要先简要回复，告诉对方邮件已收到，并说明具体多久会回复等。即使邮件有自动回复功能，也需要这样处理。

刚才我讲过，电子邮件不算是很正式的沟通方式。所以在重要或者紧急事件的沟通上，还是应用传统而更有效沟通方式，如电话或者见面，而不是过于依赖电子邮件，否则也不是遵守商务礼仪惯例的表现。

作者：靳斓

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