商务接待是商务往来工作的一项重要内容。我在商务礼仪培训中，经常发现不少单位的商务接待做得很不理想，经常让客户方甚至己方的领导都有意见。
几年前的一个夏天，我给某公司做管理层的商务礼仪培训，对方的接待让我记忆犹新。我从北京出发刚登机，就收到对方接待人员发来的短信：告诉我谁会去接机，并祝一路平安；飞机降落后，我一开手机又收到短信。告诉我，接机人员已在接机出口、穿着什么衣服。上车后，我的座位边放着瓶矿泉水，上面搭着毛巾。接待员说那是为我准备的，搭着毛巾是为保持清凉。培训结束返京，刚准备登机时，收到接待员祝福的短信；到了北京、刚开手机又收到问候及感谢的短信。这么周到的细节处理，让我感叹不已。事实上，他们的公司业务一直做得比一年好，细节方面也不放过，能做不好吗？
商务接待前了解与准备
对于一些重要的接待，要做好接待工作，首先就应了解客人的情况，包括客人单位名称、身份、姓名、联系方式，来访目的和要求，搭乘的交通工具及到达的具体时间。还要主动告知对方，具体由谁接待他们（应包括姓名、性别、身份、人数）。之所以应告诉性别，因为现在不少人的姓名确实太中性了：看着像女生的名，本尊是条五大三粗的汉子；看着肯定是男生的名，却是娇柔的女子。
对于日常性的接待，不需要特别布置会谈现场，往往也不必一起吃饭。一般都是对等接待或者低规格接待。商务礼仪要求，出面接待人员，最好包括此事联络人。还要考虑是否需要其他人员的参与；如有参与，提前做好申请、协调。
对于主谈事项，事先做好准备：相关资料（合作意向书或合同样本、会谈材料等）、相关事项的口径，不要出现坐下聊 后才开始跑东跑西找材料，那样就太不专业，也浪费来访者的时间。另外，还要看是否需要准备会议室、投影设备、笔记本电脑等硬件。
对方有一定身份或此次来访很重要，最好提前和领导沟通，看领导是否要出面，这是给对方的礼遇，以示我方的重视。这是重要的商务接待技巧。
要去机场/车站迎接时，要提前再和对方确认好信息，并告知对方，这边接机/接站者的姓名、身份。同时接待多人，需要分车乘坐时，提前分配好什么人坐什么车。需要对方自行上车时，应在飞机落地、火车停车前，发短信告知对方车辆所停位置、车辆颜色、品牌、车牌号。
对于没有预约的访客，也同样表示出热情，问清楚对方姓氏、单位、事由，常规工作由自己直接处理，事后汇报给领导；职权或者能力外的工作汇报给领导，请示解决办法。要注意的是，千万不要随便把没有预约的访客直接带给领导。
办公区迎候礼仪
即将到达约定时间，放下手头工作或安排随时能暂停的工作等候客人。因突发事件而临时变故不能准时迎候的，告知对方、表达歉意同时安排相关同事出面迎候、接待。自己事情处理完毕后立即参与接待，并再次表达歉意。
对重要客人，到达约定时间最好到单位门口迎接。远远看到客人时应微笑挥手示意，但不必喊叫。走近时，迎上前主动伸手相握、寒暄。如客人提着较重的箱子或包，这时可以主动要求帮忙提拿。
即使是普通客人，出于礼貌，也应到自己办公室门口迎候。实在来不及走出去，也要稍离座位或欠身迎接以示诚意。千万不要客人来了，自己仍坐在坐位上一动不动地接待，那样就显得很失礼了，有违商务礼仪要求——毕竟我们不是窗口服务岗位。
本地贵宾，最好能在大门口或办公楼下迎候。客人车辆驶近时，面含微笑，行招手礼致意，表示欢迎。车停稳后，热情上前，左手打开车门右手挡住车门上框，协助对方下车。客人下车后，迎候人员依照身份的高低，依次上前握手并寒暄。
带客人去办公室或会议室的途中，走在左前方一两步，边走边和客人说话，可以询问天气、交通状况、是否繁忙等内容，目的是为打发路上陪同走路的这段时间，不至于沉默而带来尴尬。对方是多人，引领时，眼神或语言上要照顾到客方所有人。
客人落座后就应上茶水。当商务接待人员需要中途离开、且没有本单位的人座陪时，应告知对方自己的去向，离开多久，不能一声不吭就走。
机场车站迎候礼仪
和客人素昧平生，接站/接机时最好准备一块迎客牌，同时高举迎客牌，方便客人远远地看到。
为使接待更加高效，最好提前告知几人接、主要接待人员穿什么服装，在机场或车站什么位置等候。
特殊天气，注意提前调好车内的温度、准备好饮品。天热时，最好准备湿纸巾或面巾纸供客人使用。
接到客人，问候寒暄之后，可以主动帮客人拿大件行李，但不必替拿公文包或手提包等小件物品。
上车的时候打开右侧车门请客人先上，并以右手挡车门上框，提醒客人避免磕碰。有专门的司机开车时，请客人坐在后排座的右侧，自己坐左侧。替客人关好车门再从车尾绕到左侧开门入座。陪同领导接待时，自己去副驾驶座就坐。但商务礼仪中的“主随客便”，又要求当主人喜欢坐在哪儿，作为主人不应过于强求，这同样也是尊重客人的体现。商务礼仪，要的是体现出尊重的过程和手段，而不仅仅流于表面的形式。
接客人去酒店的途中，时间允许而客人又有精力，可以介绍一下沿途的重要地点或景致。当客人有倦意，在简明地介绍日程安排之后，就不应再打扰。
下车的时候，自己先下，为客人及领导打开车门。
作者：靳斓 知名实战派商务礼仪专家