（作者：北京未来之舟礼仪培训机构）

邮件是现代商务人最常用的书面沟通方式了。虽然最常用，但却不算是正式的信函沟通方式，而只适合于一般事务沟通。

注意设置。邮件主题，就好像信件的信封一样重要。只有写清楚邮件主题，人家才知道你这封信是写给谁收的。在垃圾邮件泛滥的今天，这一点很重要。邮件主题，要写清对方单位简称或者对方姓氏加上职务，或者都有，如“未来之舟周总收”，这样对方就知道这不是垃圾邮件了。我发现，即使是世界百强企业，管理层中很多人对这方面也不太在意，经常不写收件人的姓氏或者单位名称，而只写事由。这样不规范地处理，被当作垃圾邮件误删的概率大大增加。

最好将发件人设置成单位名称再加上自己的名字，方便对方了解邮件是谁所发。商务往来邮件应避免个性化的签名。

设置自动回复要注意。自动回复，第一时间告诉对方你已收到邮件，很方便。但有些自动回复邮件连个落款都没有，根本不知道自己的邮件是否发错。设置的邮件回复内容应该有落款，姓名、单位名称都可以，或者两者都有。

邮件内容。商务邮件的内容格式可遵照书面信函的格式和规则。字体及颜色的选用上，以方便阅读为宜。选用电子信纸时，宜选用庄重特色的，修饰不宜过多。商务礼仪认为，邮件内容讲述必须简洁，语言流畅，用语礼貌。注意及时回车换行，以方便阅读。避免使用网络语言及符号，特别是不常用的网络语言及符号，以免对方不理解而使交流受阻甚至产生歧义。写完内容，检查文字是否有错。相对于手写，键盘打字更容易出错。

发送附件前，注意了解一下对方邮箱的能否支持你要发附件的大小，并在邮件内容中说明你有附件。点击“发送”前，再检查一下邮件：邮箱地址、称呼有无错误，核对附件文件中否正确，以免发错文件带来误会或泄密。

发送邮件后最好能再通知对方查收。不是所有的人都养成了随时查收邮件的习惯。

查收和回复。商务礼仪要求，对外使用的商务邮件，必须定期查看收件箱，以便及时处理来信。

和书面信函一样，电子邮件也要及时回复，使发件人免于担心邮件是否已被看到。一般应在收到邮件后的当天回复，而问题较难处理或太忙时，先简单回邮件告诉对方已收到，事情正在处理之中，并说明具体多长时间会予以回复等。即使邮件有自动回复功能，也需要这样处理。

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