作者：北京未来之舟礼仪培训机构
新闻发布会的准备工作较多。其中最重要的是要做好确定主题、选择时空、安排人员、准备材料等四方面的工作。
1、确定主题

决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。一般而言，新闻发布会的主题大致上共有三种：一是发布消息，二是说明活动，三是解释事件。
2、选择时空

新闻发布会的时空选择，指时间、地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难于奏效。

一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在两个小时以内。选定举行新闻发布会的时间时，还要注意：一是要避开节日或假日，二是要避开本地的重大社会活动，三是要避开其他单位的新闻发布会，四是要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。否则，难以吸引媒体前来，也就达不到预期效果了。

通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，是周一至周四的上午十点至十二点，或是下午二点至五点左右。这些时间内，绝大多数人都是方便与会的。

新闻发布会举行的地点，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，都可以考虑。
3、安排人员

在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心作好有关人员的安排。与其他会议所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系到会议成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就要选好主持人与发言人。

按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是：仪表堂堂、见多识广、反应灵活、语言流畅、幽默风趣，善于把握大局、长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。

新闻发布会的发言人一般是会议的主角，因此通常应由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对他的基本要求还应当包括：修养良好，学识渊博，思维敏捷，记忆力强，善解人意，能言善辩，彬彬有礼等。

除了要慎选取主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好是由品行良好、相貌端庄、工作负责、善于交际的年轻女士担任。

为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门与职务。
4、准备材料
在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下四方面材料：
①发言提纲

它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。发言提纲既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。
②问答提纲

为了使用使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针锋相对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考。
③宣传提纲

为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。
④辅助材料

如果条件允许，可以在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等，以供与会者利用。在会前或会后，也可以安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商业秘密。

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