作者：北京未来之舟礼仪培训机构
工作会议现场的安排包括三大部分：会场的选择、会场的布置、主席台布置。
1、选择会场
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。 一是大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数太多，挤在一起，像赶庙会一样，给人一种压抑和嘈杂感，根本无法把会开好。
二是地点要合适。临时召集会议，一两个小时以内即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。如果是年度总结表彰类的会议，可以安排在度假村，开会之后能够集体放松一下。
三是附属设施要齐全。会场的照明、通风、卫生、安全、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。需要张挂会标的，要提前挂好。对所有的附属设备，要逐一进行检查。不能够因为“上次的会议就是在这里开的”，就草率地认为“没问题”了。这种不负责任的态度，很有可能会给工作会议带来麻烦。
四是要有停车场地。现在汽车已经成了基本的代步工具，特别是召开跨地区会议、有其他单位人员参加的会议时，选择会场必须考虑有没有充足的停车场地。
2、布置会场 不同的会议要有不同的会场气氛。职工代表大会的会场要布置得隆重庄严，庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈，纪念性会议会场要布置得肃静典雅，业务洽谈会议，经验交流会议等，会场要布置得和谐亲切。
一般的小型会议，常规例会，会议室只要清洁、明亮，有足够的桌椅，能让与会者方便地看文件，作记录，讨论发言就行了。会务人员应保持会议室的整洁，设施完好，用品齐全，使会议处于随时可以被利用的状态。大型会议的会场准备则比较复杂。 一是会标。会标即会议全称的标题化。应将会议全称用大字书写后挂在主席台的正上方，一般都是红底白字或者黑字。它能增强会议的庄重性，揭示会议的主题与性质，使与会者一进场就能感受到氛围。
二是会徽。会徽是体现或象征会议精神的图案性标志，要选择具有强烈感染和激励作用的图案。图案要简练，易懂，寓意丰富。有些会议可用本组织的徽志作会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽等，这些都可起到渲染突出会议精神的作用。
三是标语。标语当然是会议主题的体现，会场上的气氛往往就是被恰当好处的标语、旗帜等渲染起来的。会议标语要集中体现会议精神，简洁、上口、易记，具有宣传性和号召力。如果涉及到外单位或者上级领导来参加的会议，会场门口还要张贴“欢迎”之类的标语。如果会场不易寻找，应在会场附近安设标志作引导。
四是旗帜。一般大型会议时才用旗帜。旗帜包括主席台上悬挂的和会场内外悬挂的。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，显得庄严隆重；主席台的两侧插上对应的红旗或彩旗，又可增添喜庆气氛。而会场门口和与会者入场的路旁插上红旗或彩旗，会议的热烈气氛就可更多地洋溢在会场内外，更衬托会议的精神。
五是花卉。选用花卉，一般以梅花、牡丹、兰花、月季、杜鹃、山茶、茶花、桂花、水仙等名花为代表的中国原产花卉居多。可以制作成插花、盆景等。
六是灯光。会议场所的灯光应该明亮，柔和。适宜的照明，也可减缓会议时间过长而带来的疲劳，会场灯光应有几套，以便于发言、颁奖、照相及演出等的不同需要。
七是多媒体设备。会议现场都需要发言，要准备足够的话筒；需要使用投影，要有投影布（投影墙）、投影仪、电脑，以及与之相配套的音响。如果是电话会议还要准备好电话设备。
3、布置主席台
主席台是会议的中心，其布置应和整个会场布置相协调，并予以突出强调。
一是座位。主席台的座位要满座安排。如果原定出席的人因故不能来，就应撤掉座位，而不能在台上空着，这时该排的座次要重新排列。
主席台座位如有多排，在座次上以第一排为尊，每一排以中间者为尊。依我国政府座次安排的传统，一般由中间按左高右低顺序往两边排开，即左边座者身份比右边身份高。而如果是企业类或者安排涉外会议时，可以遵循国际惯例，即由中间按右高左低顺序往两边排开，即右边座者身份比左边身份高。
每个座位的桌前要放好姓名牌，这样既方便入座，也便于台下与会者辨认熟悉。主席台座位不要排得太挤，桌上也不宜摆放鲜花之类，以便于主席团成员打开文件、作记录、翻讲稿，及放置茶水、眼镜、笔墨等。
二是发言席。主席台的发言席，应设于主席台前排右侧台口，而不能放在台中央，使主席团成员视线受妨碍。发言席主要放话筒，也可适当放一盆花卉。发言席桌面要便于发言者打开讲话稿或摆放相关材料。整个主席台的台口，可围放一圈花卉，但要选择低矮的绿色品种。
三是话筒。发言席和主席台前排座位都应设有话筒，以便于发言者演讲和会议主持人或领导讲话。一般发言席和主持人话筒专用，其他主席台前排就座者合用两三个话筒，但一般置放于主要领导面前。
四是后台。主席台的台侧与后台，应设为在主席台就座领导和与会者的休息室，以便于他们候会，并尽可能在后台排好次序上台入座，以免造成混乱。
五是其它座次。有正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座位；也可以按照姓氏笔画为序排列座次。座次方案提出以后，应该报请相关领导审查确定。
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