1、会议文件

不同性质的会议，对会议主体文件的要求是不同的。概括来说，会议的主要文件有几种类型：

一是工作会议文件。由于会议的任务不同，或是结合本单位实际情况，做出工作决策与部署，或是总结交流经验，推动工作，在会议之前应针对会议的主题要求起草报告，有时还要从某一侧面准备专题材料或专题的说明补充材料。

二是工作总结类小型会议，会前需对准备提交会议议决问题的梗概、症结和处理意见以及对处理意见的论证，形成书面文字材料。材料应由提交问题的部门起草，或由会议秘书协助，然后将材料复制，发给与会人员。属于重要会议文件和工作会议的主体文件，都要严格把关，往往需经有关人员的反复讨论、修改，使之臻于成熟。以上文件均需会前印好，装入文件袋，方便与会人员报到时领取。三是会议证件的制作。会议证件可以起到证明身份、维持会场秩序、维护会议安全的作用。

不同身份的证件，可以用颜色加以区分。证件正面写明会议名称、证件种类。背面书写姓名、单位、席次、编号。重要或保密的会议，要在证件正面贴本人相片，并加盖会议秘书处的钢印，以保证会议安全。

会议证件分为三种，一是证明与会人员身份，如出席证、列席证、来宾证。二是标明工作人员身份的，如工作证、记者证。三是车证和司机证。制发证件要根据具体情况来定。有的会议无需证件，如在公司内部召开的会议；有的会议只需发入场券性质的证件，如报告会。制发证件应注意编号登记、一证一会、严格把关。

除了以上的文件准备外，还应准备好领导人员的讲话稿或工作报告，以及会议须知、日程表、编组名单等。