作者：北京未来之舟礼仪培训机构

会议服务是很多单位都需要有的一项工作，特别是对外接触频繁的单位。这就需要训练一支态度端正、礼仪规范的会议服务队伍。

要做好会议服务礼仪（也称为会务工作礼仪或者会务服务礼仪），从未来之舟12年的礼仪培训经验来看，需要从以下几个方面着手。
一是事先了解

就是要对会议或内容做一定了解。即看是小型会议、中型会议、大型会议或者特大型会议，是内部会议还是涉外会议，还要了解什么人参会。根据不同的会议做相应的物质准备。另外，会议性质的不同，往往座位的安排上也有不同的要求，比如现场座位的摆放、主席台座次的安排、现场是否需要特殊的仪器设备如视听器材、记录用具等。

根据会议性质的不同，现场还要准备有会议用品。比如签到台、桌椅、讲台、布件、席位卡、地毯等。还需要一些装饰用品，比如需要在主席台上或者会场四中布置一些绿色植物、花卉、旗帜（特别是有外宾参加时）、会标、会徽、横幅标语。
二是会前工作

会前工作包括确定会议主题、时间、议程等的组织落实，还有通知的拟发、会议相关文件的起草（如开幕词、闭幕词、主题报告、典型材料、背景介绍等），会场布置材料的准备、茶水的准备、空间估计等。

有些会议还涉及到去车场、机场的接站、接机工作。这就需要了解对方到达的人数、身份、到达的时间、具体交通方式、地点等，以方便相应的人提前到达接待、迎候。
三是会中服务

要在会议规定时间之前至少一小时，到达会议现场进行迎宾服务与引领工作。对贵宾、主要领导，最好能够实现都有专门陪同引领直到会议现场。迎宾与引领服务中，特别要注意与客人的方位顺序及客人的礼让、照顾工作。

对于客人的相关问询工作，如果知道，就要礼貌、具体而明确地告知；如果不了解，也要向相关人员了解后告知，不可以推托了事。

茶水服务是会中服务的一项重要内容。要掌握好端茶、斟茶的时机与方位顺序，上毛巾。这其中要注意敬语、雅语与请托语等的使用。

有些会议结束时，还要合影。如果有这种需求，就要事先规划好客人安位的顺序，这样才能在会议结束后，迅速而准备地排好合影位次。

对于一些大型的对外会议，还应该有一些特别预案准备：突发事件时明确由什么人具体牵头负责并安排，比如有与会人员发生突发性疾病事故时。
四是会后工作

会议工作主要就是现场环境的收拾，有外单位或者重要客人参加时，还涉及到安排饮食和交通。还有会议记录的整理与反馈等。

总之，会议服务是一项繁琐而系统的工作。只有细致、细心、耐心地做好会前详细的准备，会中周到的服务及会后收尾工作，就必定能完成一个出色的会议服务工作。
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