作者：北京未来之舟礼仪培训机构

我们这里要介绍的商务接待，是指商务接待中相对非日常的接待，也就是相对正式、重要的接待。这种情况下，当然应把接待工作做足一点，体现出本单位的诚意、热情、专业和高效。

提前安排好我方接待人员，并做好分工及衔接，做到专事专人、专项负责。包括前期联络沟通，机场/车站接站人员、谁在单位出面，是否需要会谈记录人员，会谈现场服务人员、酒店宴请及菜单安排人员、参观讲解陪同人员，送别人员，以及这期间的用车和司机。如需要欢迎仪式，还要组织欢迎人员、发言领导等。

了解好来宾人数（包括性别）、身份、民族，联系方式，到达的具体时间；需要接的外地客人，还有航班号及车次等。

需要宴请时，最好提前了解诸如民族及饮食禁忌等信息。

对于远道而来的客人，如己方不承担住宿安排责任，出于礼貌或东道主的义务，也可以主动询问是否需要协助预订酒店。订酒店时，应明确对方对酒店档次及交通位置的要求、所需房间数量、是否符合客人的民族信仰和习惯，以及有无特殊要求等。

重要的接待，接待人员应有一定身份，酌情考虑身份的对等或者稍低一点，会谈时再由身份高者出面。对本单位有重大影响的来访，也可以由身份比对方高些的人员作为主要接待人员。优先考虑对方熟悉的人员接待或参与接待。保证主宾有专人陪同，其他人员可以共有一位陪同照顾、解说介绍。需要致辞或有欢迎队伍时，还应设引领人。

硬件方面，包括接待的车辆安排，是否需要在单位悬挂欢迎横幅，准备贵宾接待室等。会议室安排及美化与布置（横幅、音响、话筒、投影、白板、遥控笔或激光笔、幕布等），会谈材料（合作意向书或合同样本、会谈材料、人手一份的书写工具等）、位次安排、姓名牌、茶水、茶具、茶点等。有很高社会地位的客人或名流的来访，还应准备好笔墨纸砚或精美赠言簿，请客人留下“墨宝”。

如接待政府或国企领导，还应了解国家相关规定，避免好心办坏事，比如用餐规定、用车规格、题字要求、接送规定等。

来源：百度百家号“未来之舟这厢有礼”