(未来之舟礼仪培训网)上个月出差回来后,领导就对小梁非常有意见。
出差的时候,领导拉着大包小包,包括装着不少洽谈材料。而小梁只顾拉着自己的一个箱子,丝毫没有主动分担的意思。打出租车,他在边上站着,领导去拦车,而他一上车就玩手机,领导只好再告诉司机目的地。到了酒店大堂,他坐在沙发上又玩手机,领导只得自己去前台办入住手续。进了房间,他一放下行李,就躺到床上,领导只好去洗杯子、烧开水;第二天客户开车来接,领导自己开右侧车门,他也要从这边跟着进,让领导 “往里挪挪”……
领导不客气地说,这样不懂事的员工,纯粹是增加成本。于是很快辞退了小梁。
和领导在外都是为了公干,不仅要做好工作协助,还应使自己的行为更符合礼仪标准。否则一旦失当,丢脸的不仅是自己,还有领导。
形象要求
考虑到所去地点及目的,进行相应穿着打扮,该正式就正式,该休闲就休闲。并根据领导平时的穿着特点,和领导保持差不多的风格就好。和时尚的领导一起外出,穿着上也应适当讲究一些,否则像《穿普拉达的女王》中女主人公安德莉娅一开始那样土得掉渣,而让领导脸上无光就欠妥了。和穿着随意的领导一起,穿着上应注意适当低调一点,不宜太过时尚而抢了领导的风头。
出差的时候,着装应考虑旅途穿的适当休闲,并带上正式一点的衣服,以便和客户会面时穿着。
提前准备
事前联系确认、车辆安排、交通线路、出差时的机场或车票、出差时的酒店预订等,都应该是提前处理的事。当然,如果公司专门有助理处理这些,你只要配合助理就好。
做好联络,即和对方约好会面的时间、地点、双方都有哪些人员参与,特别是对方参与人的姓名、身份,会谈什么内容,大致需要多久,他们这次的目的是什么,对方对这次会面有什么需要或期望,己方需要准备哪些材料或道具,等等。
去外地,最好提前预订好酒店,要考虑的因素有:酒店档次、价位是否符合公司规定,是否含早餐,房间朝向、有没有窗户、楼层、交通位置等。
在外面如涉及用餐,同样也应提前查好合适饭店。
单位出差报销票据的具体要求及规定,也应清楚、熟悉并严格遵照办理。
自己出差用具,包括服装、洗漱用品、充电器之类的物品,当然也是准备之列。
做好协助
和领导一同外出,做好协助是基本职责。所以从物品提拿上,做好力所能及的协助,绝不能出现领导大包小包,而你双手插兜的情况。
上下车辆、进出房间和电梯,怎样做好协助,在本课前面的内容中介绍过,就不重复了。
打出租时,应该主动拦车,并主动告诉要去目的地。上车时从车的右侧开门,请领导先进。然后自己坐副驾驶座。
在外面和领导用餐,请领导先点菜,自己点的菜注意避开领导忌口。即使领导请你做主,也应在点好后主动向领导汇报,获得同意后再下单。
在酒店,去前台办手续的不应是领导,除非领导自己要求。发现房间里设备有问题或领导有特殊要求,主动和酒店协调,不应等着领导处理。
住同一个房间时,像洗杯、倒茶等这些眼力活,主动承担起来。同时,不能因个人习惯而影响领导休息。
对酒店周边的地理位置不太熟,主动向酒店前台索取酒店名片(包括酒店名字、地址、联系电话等),以便找不到回酒店的路时,能联系酒店。
对外沟通的时候,做好协助和配合,而不应任由领导自己和对方沟通,你当看客。对于这一点,也可以事先商量好你在沟通中的角色或者沟通的切入内容、分寸。而领导在对外沟通中表达出的错误信息,特别是可能给本单位带来损失的错误,还有及时提醒的责任。
沟通当中,不管领导有没有记录,你应该就要点及其中的数字进行记录,必要的时候还应该再核对。
外出能报销的费用部分,主动索要符合规定的发票并整理好。
注意尊次
座位注意尊次有别,即使领导没有要求或者不讲究,也不应随便越雷池,特别是有客人在场的时候。谨记以右为上座,对门的座位、居中是上座,以及以安全、舒适、方便欣赏景物为上座,当然,私下里领导自己随意而坐并不愿调换时除外。
陪同领导行走时,在领导左后侧半步位置跟从。让领导先上车。
和对方见面时,主动上前把领导介绍给对方,而不应等着领导做自我介绍或给你做介绍。
餐桌上或会谈的时候,等双方主要领导就座后,自己再入座。
注意衬托领导的主要身份,使领导有较多讲话机会,不越位。当客户和领导谈话时,注意倾听,对方有问题问你,应该直接或间接地征询领导的意见后答复。不乱说话、不插话,不说领导的隐私。
属领导的小范围谈话,或领导遇到亲朋故旧时的谈话,或者领导们在说你不了解、和外出所办之事没关联的问题,或有意降低声音,说“悄悄话”,应及时回避。
陪同领导外出期间,谈论的话题或与其他人谈话的内容,除领导明确表示传达的之外,其它内容都不应随意透露,即使是餐桌上领导的玩笑话也不应随便向外人提及。
王宝强一回来,就和办公室的同事们说,他发现了两个惊天的秘密。看着大家期盼的表情,王宝强得意地说,他发现领导喝高之后,说话结巴得厉害,很有意思。还有,领导每周二、周四晚上都要给一个叫“亲亲”的人打电话,但不是嫂子……于是,这两个“秘密”很快在公司传开了。等传到领导耳朵里的时候,也“碰巧”是王宝强被辞退的时候。
(本文转自知名礼仪专家靳斓的著作《完美新员工礼仪与素养》一书)
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