（未来之舟礼仪培训网）公文，即相对私人文书而言的、各级公务员在公务活动中所使用的书面文字材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章、施行行政措施、请示和答复问题、指示和商议工作，以及报告情况，交流经验的重要工具。公文具有严肃、程式性、权威性、实用性、工具性等特点。

（一）公文类型

1993年国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，成为公务员应该遵守的公文礼仪的基础。该《办法》还对每一种公文的具体内容、适用范围、适用对象都作了具体的规定：

命令 适用于依照有关法规发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适应的决定等。

议案 适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

决定 适用于对重大活动或事项做出安排。

指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

公告和通告 向国内外宣告法定事项或其他重要事项用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用“通告”。

通知 适用于发布行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

批复 适用于答复下级机关的请示事项。

函 适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准等。

会议纪要 适用于传达会议情况和会议精神。

正是因为公文在国家行政工作中扮演着如此重要的角色。使得遵行公文礼仪成为公务员的一项基本职责。我们从公文的撰写、行文、办理三个方面进行介绍。

（二）公文的撰写

1、格式要求

公文是一种规范性极强的应用文体，在撰写公文的时候，必须遵守具体的格式要求。

选择恰当文种。我国规定的12类13种公文形式，每一种都有近似但却有所区别的格式要求。因此，选择恰当文种是遵守公文格式的基础。

各种公文体现的是不同的发文机关之权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的。所以在撰写公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种，采取相应格式。

遵守具体格式。概括地说，公文格式可以分为文头、正文、文尾和标记四大块内容。

一是文头。包括文件名称和发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，如“北京市人民政府文件”。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。

发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。如果是联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。年号要由“[]”括注。

二是正文。正文由七部分内容组成：

①公文标题。由发文机关名称、事由、文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主题内容，体现发文主旨。比如“国务院关于核定并公布第六批全国重点文物保护单位的通知”。如果公文版头已注有发文机关，或在文尾注明了发文机关，公文标题可以省略发文机关。公文标题除了书名号外，一般不加其他符号，而以空格代替。

②主送机关，即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关，按单位级别高低顺序排列。

③正文。正文是公文的主体，写在主送机关名称后面。

④附件。就是对正文进行补充或参考的材料。附件名称要在正文之后注明。

⑤发文机关。即公文的法定单位名称，要用标准全称或规范化简称。写在正文或附件名称之后一定距离的右下方。联系行文的时候，把主发机关排在前面。

⑥发文日期，要使用年月日全称。

⑦七是印章。要盖在发文机关名称和日期的字面上。

三是文尾。包括三部分：一是主题词，用以标示公文的核心内容。主题词不同于公文标题，其确定要从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。二是抄送单位机关。即除主送机关外还要了解公文内容的有关机关。上行文是抄报，平行文或下行文为抄送。三是公文的印制单位和时间，写在同一行，分别左右顶格。四是标记。包括四个部分的内容。一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，它写于发文日期之后，主题词之前。四是印刷份数。它指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。

2、语言要求

公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能反作用于公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响干部群众对公文的理解和执行。因此基层国家公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题。一般而言，要做到准确、朴实、简明。

准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。惟有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。

简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。长篇累牍的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要当是公文写作的一项基本要求。要直话直说，不拐弯抹脚或以含蓄的笔法委婉地表达意思。

要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简化原本烦琐的表达。

（三）公文的行文

1、行文的分类

按照公文在各级机关之间的运行方向，可以把行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可以分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。

上行文。就是下级机关向上级机关呈递的公文，一般可以分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，所以逐级行文最普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三类公文。

平行文。就是互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。

下行文。就是上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等九种。

2、行文的规则

各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。

行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应商请职权部门发文或双方联名行文，不能越俎代庖。

下级机关应向自己的直接上级机关负责，不能随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，要同时抄送受文机关的直接上级机关。

受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，要同时抄送另一上级机关。

贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府的工作，就以政府名义行文；凡属党委的工作，应以党委名义行文。党政系统间不可以相互行文。

如果事情项涉及多个机关的取权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告、并形成一致意见的时候，就可以联合行文。联合行文的各方应是同一级别。

（四）公文的办理

公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。

1、基本的要求

在办理公文的时候，务必遵循准确、及时、安全这三项基本要求。

准确。办理公文的每个环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。

及时。为提高办事效率，办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。

安全。在办理公文的时候，要恪尽职守，确保自己经办公文的安全。这里的安全既指防止公文丢失、损坏，又指可能涉及到的国家机密的保密。

2、收文程序

收到公文后，要依下面的程序办理：

登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可以按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”等四个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详细、具体。

拟办、批办。拟办，是指在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并随同附上与来文有关的材料，给领导参看。

批办，即领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则和方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。

承办。是指根据领导批示，对公文的具体执行办理。承办时要统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件随收随办，当时或当天办结；急件也要随收随办，3天为限；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也要尽快办理，最迟不超过7天。

催办。催办，就是对公文办理的督促和检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。

六、特殊公函

除了一般公务信函之外，公务员在工作中还会经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺函、慰问函、邀请函等。每一种特定公函都有相应的写作规范。

（一）祝贺函范文

×××网站：

　　值×××网建网五周年之际，特此致贺，祝×××网明天会更好！

　　在与×××网站的合作中，×××网页在信息发布、网上交流互动等方面进行了很多有益的尝试，影响不断扩大，受到有关领导和广大网民的充分肯定，这是我们真诚合作结果。

　　希望今后我们之间的合作能够继续深入，进一步把×××人民政府网页办好，成为社会了解政府，政府融入社会的窗口。

　　 ×××市人民政府信息科

　 　 2006年3月12日

（二）慰问函范文

（国家人口计生委主任张维庆主任致印度尼西亚 印度 泰国等伙伴组织成员的慰问函）

阁下：

不久前，印度洋强烈地震引发的海啸，对贵国人民造成了重大的人员伤亡和财产损失，我们深表震惊和痛心。面对人类历史上罕见的巨大灾难，此时此刻，我们无法用语言表达我们悲痛之情。

我谨代表人口与发展南南合作伙伴组织、中国人口和计划生育委员会并以我个人的名义，向你们并通过你们向贵国政府和人民表示深切的同情和诚挚的慰问，对死难者表示沉痛的哀悼。

这次灾难是全人类的灾难。你们所经历的痛苦和面临的困难，深深牵挂着我们每一个人的心。在抗击这场历史上罕见的灾难面前，你们并不孤单。人口与发展南南合作伙伴组织将和国际社会一道与你们并肩在一起，携手共渡难关。我们相信贵国政府和人民将化悲痛为力量，战胜这人类历史上最严重的灾难。

我们目前正呼吁中国政府和伙伴组织其他成员国政府向遭受海啸灾难的伙伴组织成员国的兄弟姐妹们提供力所能及的支援。

请接受我沉痛的哀悼和诚挚的慰问。

人口与发展南南合作伙伴组织主席
中国国家人口和计划生育委员会主任 张维庆

二○○五年一月四日

（三）邀请函范文

邀请函

尊敬的 先生/女士：

　　中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于2003年11月9-11日在北京隆重举行。

此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式进行展览和交流。

随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系及合作机制的建立。

参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。

在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献！

期待着您的积极参与！

×××

论坛筹委会主任

中华慈善总会会长

2003年8月22日

(本文转自网络。咨询礼仪培训事宜，欢迎致电北京未来之舟礼仪培训机构：010-65721174)