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公务礼仪之会议组织者的工作要求
发表时间:2018-02-02     字体:【

作为会议组织者自始至终要保持清醒的头脑和细致的洞察力,在会议组织过程中要热情、耐心,发现问题及时解决,力争做到有求必应,有问必答,不厌其烦。准备充分。整个工作要以严肃、认真的态度来完成。

1、例行服务。会议举行期间,要安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。

2、会议签到。为掌握到会人数,严肃会议纪律,凡大型会议或重要会议,通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三:一是签名报到,二是交券报到,三是刷卡报到。负责此项工作的人员,应及时向会议的负责人进行通报。

3、餐饮安排。举行较长时间的会议,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。如果必要,还要为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

4、现场记录。凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。

负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

5、编写简报。有些重要会议,往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快,是要求其讲究时效;准,是要求其准确无误;简,则是要求文字精炼。

(摘自未来之舟版《公务员礼仪培训手册》,海洋出版社)

 
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