作者：北京未来之舟礼仪培训机构

（未来之舟礼仪培训网）座机电话，已成为现代职场使用频率最高的通讯工具。毫无疑问，接打电话的质量，反映了一个人对待工作的真实态度。对方通过你接、打电话的方式、表现，对你的形象、性格、素质进行了无限的描述、想象：是正规军还是游击队，是值得合作还是不可信赖……所以电话的形象，不仅代表个人形象，更是单位形象的化身。

接打电话时要避免做电话机器。这就要求我们拿起电话机之前，就需要用声调表达出友谊和微笑。你的声调要充满笑意，比平时高兴的时候还要有更多的笑意。而且还要注意语速语调。声音通过电话后音调会有一点改变。所以，在电话里语音要适中，音量也要适中。嘴要正对着话筒，咬字要清楚，一个字一个字地说。特别是说到数目、时间、日期、地点等内容的时候，最好要和对方确认好。

拨打电话礼仪

拨打电话前需要事先准备。为了获得最佳的通话效果，每次打电话之前都要做好充分准备。比如，把受话人的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张“清单”。这样一来，通话的时候就可以以此办理，不至于出现边说边想、缺乏条理、丢三落四的情况了。

拨打电话时，在对方拿起电话的时候，首先要向接电话的人热情地问好，然后自报家门，以便让接电话的人明白是谁打来的电话。在电话里的自我介绍，通常应该报上单位名称、职务或本人的全名，如“您好！我是XXX公司”，然后再说其他的话。不要上来就“喂”对方，或是开口就说事情，让对方莫明其妙。

选择打电话时间。按照惯例，通话的最佳时间有二：一是双方预先约定的时间，二是对方方便的时间。双方预先约定的时间不必再做介绍。什么是对方方便的时间呢？

可以理解为对方在工作的时间，而且是比较方便接电话的时间。这个时间段一般是：早上9点以后，下午5点之前。如果知道对方的上下班时间，还要避免对方刚上班半小时或下班前半小时通话。中午休息的时间，也不要给对方打电话。

如果不是遇到十万火急的情况，不要在节假日、用餐时间和休息时间给别人打工作电话。

注意通话长度。既然电话因公而打，就必须对通话的具体长度有所控制，因为在工作岗位上大家都很忙，不可能假借因公电话之名行煲电话粥之实。基本的要求是：以短为佳，宁短勿长。电话礼仪的“三分钟原则”，实际上就是“以短为佳，宁短勿长”基本要求的具体体现。但意思绝不是掐到三分钟的时候就断然挂电话，而是尽可能限制通话长度，以做到简练、明确，不要一件事反反复复地说，让对方听得厌烦。

如果是一次较长的电话交谈，在通话之初就要告诉对方这次通话的大致时间长度，在获得对方许可的情况下再继续，如“您现在方便接电话吗？我这次的通话时间可能比较长。”

如果拨错了电话号码，要对接听的人表示歉意。绝不能一言不发，悄悄挂断了事。

接听电话礼仪

接听及时。接听电话是不是及时，实质上也反映着一个人待人接物的真实态度。一般的情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话。但要避免在电话刚刚响起就接电话，否则说不准会让对方吓一跳。当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。接起电话，首先也要说“您好”或“你好”，以便让对方知道有没有打错电话。接听电话时严禁以“喂”字开头，因为“喂”表示是希望先知道对方是谁，在等着对方告诉你。而且，如果“喂”时语气不好，就极容易让人反感。接下来可以自报家门，如果是直线电话，可以说单位简称，如果是分机电话，可以说部门名称，或者直接说姓名。如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起的话，在接起电话后首先要说声：“对不起，让您久等了！”

终止通话前，准备放下话筒的时候，要先说“再见”。如果少了这句礼貌用语，就会感觉通话终止得有些突然，让人难以接受。

如通话因故暂时中断后，要等候对方再拨进来对于重要的客人或上级，要主动拨回去。不要扬长而去，也不要为此而责怪对方。

接到误拨进来的电话，需要耐心、简短地向对方说明。如有可能，还要给对方提供必要的帮助，或者为其代转电话就行了，不要生气动怒，甚至出口伤人。

纵然再忙，都不能拨下电话线，或者来电不接就直接挂断。这些都是非常不礼貌的行为。

碰上要找的人不在，或需要接听电话的人代找，或代为转告、留言的话，态度同样要文明而有礼貌。

通话的时候，如果电话忽然中断，依礼需要由打电话的人立即再拨过去，并说明通话中断可能是线路故障所致。不可以不了了之，或干等接电话的人打过来。

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