（作者：知名实战派礼仪培训专家 靳斓）

一位刚入职大学生吐槽“老板说我：邮件连个称呼都没有就直接丢过来。我觉得莫名其妙，心里嘀咕：那不然呢？你要看的不是内容吗”，她觉得自己挺委屈……

现在手机聊天软件（微信等）发文件很方便，所以很多人连基本的邮件礼仪都漠视了，像“没头没尾没称呼没提示……”都是常见问题。

我在平时的政务礼仪、商务礼仪培训（尤其有国际往来的单位），或者大学生社交礼仪课，包括出版的不同礼仪图书中都不断提醒大家要注意电子邮件礼仪。电子邮件礼仪要注意以下几个方面。

◎邮件主题：清晰简练，核心事件+关键信息

主题就像书面信件的信封，只有简明地写清邮件主题，人家才知道是写给谁、什么事情，以区分是否是垃圾邮件。

写清对方单位简称或者对方姓氏加上职务、身份，还可以写简明事由，如“某某公司市场部孙经理收”“靳斓老师请查收礼仪培训行程单”……这样对方就知道这不是垃圾邮件。

◎称呼：礼貌且不冒昧

邮件开头，使用对方尊称，注意称呼顶格书写，另起一行再开始正文。开头先简单问候“您好”然后进入正题。内容如果多，务必注意分段呈现。

◎正文：规矩且清晰

邮件的正文内容格式应遵照书面信函的格式和规则，可以是“背景+核心问题+请求”的叙述结构。字体及颜色的选用上，以方便阅读为宜，不要花里胡哨的。

邮件内容讲述应简洁，语言流畅，用语礼貌。注意及时回车换行，以便阅读。

避免使用网络语言及符号，特别是不常用的网络语言及符号，以免对方不理解而使交流受阻甚至产生歧义。

◎结尾：期待+祝福

跟写信一样，如果需要对方回复，邮件结尾可写“期待您的回复”，再加美好祝语“祝好”。

◎附件：要有提示

邮件如果有附件，在邮件正文内容中应单起一段明确说明“详见附件”“附件有几个文件”。

◎落款：知道是谁发的

署名，如果是大学生就署名+联系方式。入职参加工作最好将发件人设置成单位名称+自己的名字，方便对方了解邮件是谁所发。

◎最后检查：避免出错

点击“发送”前，再检查一下邮件：邮箱地址、称呼有无错误，核对附件文件是否正确，以免发错文件带来误会或泄密。

◎查收和回复：及时有消息

定期查看收件箱，及时处理新邮件，使发件人免于担心邮件是否已被看到。一般应在收到邮件的当天回复，而问题较难处理或太忙时，先简单回邮件告诉对方已收到，事情正在处理之中，并说明具体多长时间会予以回复等。即使邮件有自动回复功能，也应这样处理。

当然，还有发邮件后的通知、设置自动回复等等，也应注意。

电子邮件就像你的一件件作品，都是你的加分项。注意基本邮件礼仪，就是在给对方留下是否干练、靠谱的印象。

靳斓老师商务礼仪培训现场

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