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不懂汇报工作?小心边缘化!
发表时间:2019-09-17     字体:【

一.不知不觉在工作中被老板冷落

周末和好友大庆小聚,本来是兄弟俩的叙旧,没想到却成了大庆的“吐槽大会”。

“果,我最近一直纠结要不要辞职,工作越干越没劲,每天都像是混日子”

“怎么会?你刚进公司的时候不是很好吗?”

大庆郁闷的说:

“自从完成最初那两次任务,我汇报完工作以后,不知道为什么,明显感觉,老板给的工作一次比一次简单,到现在交给我的都是些无关痛痒的工作。

“那你当时是怎么和你老板汇报工作的?”

“最开始,那些重要的工作,我觉得能搞定,所以每次都是等工作都完事了,我过去和老板说一声,有几次他来找我问,我就和他说说情况。现在的工作倒好,他连问都很少问,我就更不用汇报了,都是些打杂的活,有啥汇报的。”

听完大庆的话,我已经明白,他“失宠”的原因了。原因就在于,他不懂得如何在工作中向老板汇报工作。

事实上,类似的情况,在职场中屡见不鲜,殊不知,不懂得汇报工作,在职场中可谓是,职场大忌。

二.职场人不懂汇报工作会带来哪些不利影响?

不利影响主要有3个方面:

1.降低职场能见度

“职场能见度,简单地说,就是那些在工作上有权力把你往目标推进的人在用人之际看到你想到你的程度。”

根据美国某知名顾问公司的研究,职场成功的关键包括“PIE”三大要素:专业表现(Performance)个人形象(Image)、及能见度(Exposure)。而三者对“个人影响力”所占的比重,依次为10%、30%与60%。

可见,职场能见度在一个人的职场生涯中占据着非常高的比重。在工作中,光想到把工作做好是远远不够的,因为这并不能提升你的能见度。

提升能见度的方式,就是要把工作表现和工作成果展示给老板。而工作汇报无疑是最好的展示途径。

可惜的是,很多人并不会把汇报工作和职场能见度联系在一起。

比如:案例中的大庆,尽管工作很努力,但是却没有重视过工作汇报,更没有通过工作汇报,向老板展示自己的工作表现。从而逐渐淡出老板的视线范围。

作为下属,绝不能指望老板每天盯着自己在做什么,如果不能主动汇报工作,你的工作表现是很难清晰的被老板发现的,这也必然会大大降低你的职场能见度。

2.难以获得老板认可

汇报工作是职场中非常必要的工作环节,还是获取老板认可的最佳途径。江口克彦在《我在松下三十年——上司的哲学 下属的哲学》中就曾经指出:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度,同时他还指出:如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属。”

“老板派小王到外地做市场开发,结果十几天都没收到小王的消息。于是老板无奈只能打电话给小王,老板问道:“你在那边情况怎么样?客户开发的如何了?”小王支支吾吾的回答道“老板,我连续跑了好多天,但是一直没什么进展,我想等有点进展了在和您联系的。”

尽管小王很努力,但是他不能及时的向领导汇报自己的工作状况,让领导一直处于不安的状态,很显然这样的工作方式是不能被老板认可的。

任何一个领导都非常重视下属的工作汇报,因为及时掌握各项工作进度,才能让他安心。作为下属,如果不能让自己的老板安心,老板怎么可能会认可你呢?

3.被职场边缘化

现在的职场,对每个职场人的自我营销意识,有着越来越高的要求,学会经营职场中的人脉,资源,个人影响力等因素都将成为每个职场人不可或缺的职场意识。

在工作不懂得向领导汇报工作很显然这是不懂自我营销的表现,我们不止一次的在各种场合中听到过这样一句话:“这是一个酒香也怕巷子深的时代。”

不能很好的向别人展示自己,即便再有才能也可能会被埋没,公司是个讲价值的地方,在面对各种竞争和压力的同时,不会浪费精力和资源去发掘某一个单独个体,如果还一味的期待老板的慧眼或是耐心来评估自己的话,那迟早会进入被淘汰的行列。

案例中的大庆,就是因为不懂得向领导展示自己,所以被领导忽视,即将面临被边缘化的处境。

因此,当自身价值不能被发现和利用的时候,就会逐渐失去在职场中的竞争力,从而被边缘化。

通过以上的分析,可以了解汇报工作并不是可有可无,相反,它很重要。

三.在工作中如何有效的进行汇报工作呢?

我们不但要重视汇报工作,还要知道如何汇报工作才能更加有效,我将通过以下3点来说明:

1.汇报内容要客观

有效的汇报工作,毫无疑问需要具备真实性。不客观,不具体的汇报老板无法了解工作的真实情况。而这样的汇报也将毫无意义,甚至会老板不满。

在汇报中要做到客观真实,可以从这3个方面体现:

A.将工作成果最大限度的进行量化。

在汇报中,只有客观的数据或具体事实才具有评估价值,所以在汇报时,要把工作成果整理成具体数据或具体事实,这才能更好的向老板展示你所取得的工作成果。

比如:在汇报时你对本次工作成果的描述是:“此次任务最终的业绩比去年同期有大幅度的增长”试想一下,这样的汇报老板能否做出准确评估吗?显然不能。

那如果把汇报变成这样:“此次任务最终的业绩是568万,比去年同期增长了35.8%”

是不是这样的内容更直观也更具体。不但老板可以清楚的知道最终的结果,同时也具体的体现了你取得的工作能力。

因此,在汇报中把结果描述的越客观,就越能准确的体现你的工作价值。

B.汇报内容不掺杂个人感情因素

这一点需要注意,所有的汇报内容都要基于客观事实进行描述,不能出现臆断性的说法。

比如:在描述团队成员表现的时候,正确的说法是只叙述同事的客观表现,让老板做评判,而不能是:“我觉得或是我认为,某某同事表现很好,应该给予表扬”等等类似的描述方式。

此外还应注意,要适当保持和团队成员的距离,避免在汇报中掺杂个人感情因素,从而让汇报失去真实性。

C.要做到喜不揽功,忧不推过

在汇报中切忌揽功推过,主要做到两点:

  • 对成绩不夸大,不刻意强调个人的作用和贡献,同样要基于客观事实说明团队中每个人的工作表现

  • 有过错,要主动承担,不推诿。更不能把责任推到别人身上。敢于承认错误和自我批评。

要明确,这些事情的处理上,最能体现一个人的人格表现,在这个问题上,老板更加看重的是人品,在人品上有了认可才能在以后的工作中,把更重要的任务交付于你。

2.汇报逻辑要清晰

老板最关注的是结果和与结果相关的重要信息,所以在汇报时既要抓住重点,又不要出现遗漏,同时还要直截了当,不能和老板绕弯子。

具体做法可以用这两个方法:

A.在汇报中,结论先行

在汇报时,结论先行,就是把工作的重点,或是老板最关心的内容放在最前面来说,而不是按照工作过程一步一步的顺下来。

看一个典型的案例:

一个下属向他的老板做了这样的汇报:“张经理来电话说他3点钟回不到公司不能参加会议。小王说她不介意晚一点开会,把会议放在明天开也可以,但是10:30分前要接待客户李总时间不行。可是会议室明天已经有人预定了,但星期四还没有人预定周总的秘书小宋说:周总明天很晚才能从外地回来。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗?”

这样的汇报方式,很显然是失败的,整个汇报内容,东一句西一句,老板根本不知道这位下属到底要汇报什么。

如果采用结论先行的汇报方式再来看一下

“老板,您看能否把原定今天下午三点的会议改期到星期四上午11点呢?因为今天下午各与会方有冲突,而周四上午周总、张经理和小王都可以参加,且会议室还没有被预定。您看呢?”

显然这样的汇报方式,既有重点,又清晰的说明了所有的汇报内容。

B.汇报中采用总分结构

在汇报时我们可以借鉴写作中的总分结构,来安排汇报内容。这样的结构能让老板更好的理解汇报内容。

举个例子:“这次工作总结我的汇报内容有:第1,第2,第3,第4,第5,第6,第7,第8......

这样的汇报是不是更像是流水账,既没有重点,也没有逻辑,完全需要老板自己去理解,这显然不是有效的汇报方式。

改为总分结构来汇报就会是这样的:“我的汇报的内容总计有A,B,C三个方面,分别是:A方面包含第2,第2,第3。B方面包含第4,第5,第6。C方面包含第7,第8......

这样的汇报方式是不是更方面老板理解呢?

在《金字塔原理》一书中就明确指出:最有效的表达方式就是,现提出总的概念,在列出具体的项目。

最有效的表达方式,才能有效的让别人理解。

作为下属,要明白:我们向领导的反馈要始终保持有效。

3.汇报频率要适度

作为下属,首先要明白,在工作中汇报并不是要事事请示,把汇报变成依赖。而是要掌握基本的汇报时机才能起到事半功倍的效果。具体来说可以分为3点:

A.定好工作计划方案后,进行汇报

在接到老板的工作任务以后,下属需要制定自己完成工作的计划方案,在方案做好后,务必要进行汇报。

具体做法有两点:

a.在方案完成后,正式执行前,向老板进行汇报。

这样的做法是为了让老板对你接下来的具体做法有所了解,他知道你要做什么,怎么做,才会觉得安心,同时认为你是个靠谱的下属,才会把更多重要的工作交付于你。这一点至关重要,一个不能让老板安心的下属,是不可能获得老板信任的。

b.在汇报时请老板给予建议和指点

这一点同样重要,方案做好后请老板给予建议和指点。

一来是让老板感受你对他的尊重,和你在工作中谦虚的态度,这会很大程度上增加老板对你的认可度。

二来,老板的建议和指点是对计划的完善,同时可以让老板有参与感,这会引起老板对你工作产生更多关注,也有助于工作的顺利完成。

B.各阶段进度节点,进行汇报

在这个部分,需要在任务中提前设置好必要的进度节点,以方便总结和汇报。

比如:可以把任务目标分成3个阶段,即第一阶段,第二阶段,完成阶段。当然,也可以根据任务情况设置更多阶段节点,并在每个阶段节点进行总结整理。

这些阶段性的节点,就是要向老板汇报的时间点,这样的做法也可以叫做及时反馈,在上文中已经提到过,老板对于及时反馈的关注程度。

让老板及时掌握工作的进度,既能让他安心,又方便老板及时对其他工作任务进行评估。这样的工作方式,是每个老板都希望看到的。

所以作为下属,要学会换位思考,先了解老板希望得到哪些反馈,然后及时去做好。

C.工作中出现突发事件,超出个人处理权限时,要及时汇报

在任务过程中难免出现一些突发状况,当这些突发事件超出自己的处理权限时,即便自己有能力解决,也要及时向老板汇报。因为此时不但涉及突发事件的解决,还同时涉及到了权限问题。

此处要注意两点:

a.下属不应该自作主张,要及时向老板说明突发事件的具体情况,并寻求老板的帮助或下一步指示。

b.在汇报之前,要先做一份个人对突发事件的处理建议,在汇报时一并交给老板,而不是直接把问题推给老板。

需要说明的是,在这样的情况下,下属要充分意识到权限问题,及时汇报是为了避免自作主张,越权处理。要让老板始终处在决策者的位置上。

在职场中,汇报工作显然已经成为工作必不可少的沟通途径,这不仅是职场规则中的基本要求,更重要的是,它将成为每个人在职场发展中不可或缺的生存技能。

来源:游果职说-头条号 2019/9/15

 
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