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商务礼仪之会议演讲礼仪与技巧
发表时间:2018-02-06     字体:【

唐晖年轻有为,是公司业务骨干。新被提拔为主管业务的副总后,代表公司参加一项重要工程的招标。以他们公司的业绩表现和口碑,很有竞争力,但却在二轮招标说明中就落败了。

招标说明,由唐晖亲自上阵。或许对招标说明这种形式不习惯,或许是现场的人太多,唐总表现得完全像个职场菜鸟:上下场不自然,演讲中几次卡壳,没能表达出公司的核心优势;面对提问,回答跑题;演讲中只盯着前面几位客户方领导……听众在下面议论纷纷:这家公司怎么派个新手来?

会议发言、招标说明、竞职演说、欢迎祝贺等,都可以算是会议演讲。会议演讲是商务人重要的职业技能,也是商务礼仪中的重要场景内容。那么,会议演讲要注意哪些礼仪细节呢?

了解情况

就像商务交往之前,提前了解交往对象一样。首先要对商务演讲相关情况做些了解:清楚听众希望自己以什么形象出现,或者这次自己是以什么角色出场。内部会议发言时,你的身份是领导、同级、部属还是第三方?投标过程中,是纯粹的供应商,还是招标方的战略伙伴?哪些人听你演讲,听众中关键人物是什么人?他们的期望值是什么?他们对你所讲内容的了解程度怎样?恰如其分的定位及相应的内容设计,能很快拉近和听众的距离,使演讲气氛和内容更为听众所接受、欣赏。

把握时间长度

卡耐基认为:“脑子里所能吸收的,超不过屁股所能忍受的。”也就是说,演讲宜短不宜长,高效的会议演讲更应这样。如果没有特别要求,一般的会议演讲通常控制在半小时内。对于即席演讲,三五分钟就应结束;而礼仪性演讲,像欢迎演讲、欢送演讲、祝贺演讲、答谢演讲、简介演讲,内容都要简短,一般不应超过5分钟;而“限时演讲”,则宁肯时间没用完,也不宜超时。

注意内容安排

时间有限,又要表达出核心内容,同时吸引听众的兴趣,这就是内容安排上要注意的。要求会议演讲突出主题、观点鲜明,避免废话、套话。引用例子时,例子必须简短、有力,对主旨有明确的升华作用,详略得当、回收及时。

演讲内容通常包括开场白、主体、结尾三部分。

常用的开场白有点明主题、交代背景、提出问题等。目的都是使听众立即了解演讲主题、引入正文、引起思考,要求简短、明确。

主体部分必须有重点、有层次、有中心语句。演讲主体的层次安排可以按时间或空间顺序排列,也可以平行并列、正反对比、逐层深入。还应注意各段落的连贯、过渡、转折和前后呼应。

结尾起着深化主题、升华情感的作用。结尾的方法有归纳法、引文法、反问法等。归纳法是概括一次演讲的中心思想,总结强调主要观点;引文法是引用名言警句,升华主题、留下思考;反问法是以问题引发听众思考和对演讲者观点的认同。另外,演讲的结尾也可以用感谢、展望、鼓舞等语句自然地结束,给人留下深刻印象。结尾要干练、简短,不能再补充主体内容。

语言表达

会议演讲中,表达的口语化、感染力非常重要。所以,必须注意语言节奏,语速适中,并避免长句和倒装句。多用双音词,不用大家不熟悉的词句。可交替穿插一些简短的历史典故、名人名言之类的哲理性、趣味性材料。演讲内容中可以设置悬念,让听众在山穷水尽时豁然开朗。表达上可以层层蓄势、层层铺垫,然后水到渠成,集中议论抒情,将感情和气势推向高潮,以起到震撼的效果。如果引用典故、名人名言或者历史事件,则务必保证准确、恰当,否则反而会给整场演讲带来负面作用。

2005年7月,中国台湾新党主席郁慕明访问某高校,该校校长在致词的开篇引用了《诗经》中“七月流火”的句子:“大家好!‘七月流火’,但充满热情的岂止是天气;今天,我们××大学的师生以火一般的热情,在这里欢迎郁慕明先生一行……”将原本表达天气将越来越凉的句子误解成了炎热的天气。这个看起来不起眼的失误,被诸多媒体及网友质疑:作为以国学见长的该名校校长却没有起码的国学水准,此事甚至升级为“七月流火”事件。

注意演讲速度,讲究节奏的张弛变化。演讲时要根据情绪渲染及内容的需要,在适当的地方放慢或加快演讲速度,再配合有变化的语气语调,抑扬顿挫,给听众以良好的听觉感受。如果从头到尾都是相同速度或一个音调,听众很容易产生疲倦。

如果属于听众可以提问的会议演讲,必须注意风度。不管听众的提问内容多么简单或可笑,甚至是不礼貌,演讲者都应将之当作普通、正常的提问对待,礼貌、专业、有针对性地回复。遇到一时遗忘、不好回答或职权之外的问题,不能直接说“我不知道”,特别是对外的会议演讲,可以有技巧性地说“鉴于主题和时间的关系,这个内容如果您确实有兴趣,会议结束后可以抽时间专门回复您”“这个问题牵涉面很广,会场时间有限,可以有机会再沟通”等等。

借用道具

为避免单纯口头说话的乏味,很多商务人士在会议演讲中常借助道具,以增强会议演讲的趣味性、现场感及视觉效果。

PPT是现在会议演讲最常用的道具,特别是对外演讲时。PPT的制作除了内容详略适当外,还需要版面的优美、添加动画效果。满版都是黑压压的文字,不能为借助PPT的会议演讲加分。

现场实物展示。会议演讲中展示和演讲内容有关的实物,能增加新鲜感、说服力。一般来说,展示的实物应该是会议演讲的内容或对内容有明确辅助说明作用;实物的尺寸不宜太大,方便一个人轻松地拿取、使用为宜;数量上适可而止,要知道,这不是展销会。

现场图表展示。图表展示,需要注意图表纸张的大小,能让大家看得清,至少大部分人都能看见图表上是什么内容。有鉴于此,图表做成彩色、少配文字都是非常重要的。同时,图表只是会议演讲的辅助道具,不宜使用太多、太频繁。

注意肢体动作

上场演讲时,注意步速正常,步态自然,刚劲有力,抬头挺胸,双眼平视前方,表现出成竹在胸、自信的风度。低着头,或边走边跑,都是不得体的仪态。

会议演讲中,适当、得体的手势,能够强化听众的视觉效果,并增强演讲气势、渲染演讲气氛。

在讲台后面演讲,可以双手自然地放在讲台两侧。没有讲台时,双手则垂放在身体两侧,或操作多媒体、握住白板笔、遥控笔、教鞭及做手势等。无论什么情况,都不能把双手放在裤子口袋内,或是不自然地交叉手臂演讲。手里拿着遥控笔或教鞭时,避免天马行空般乱画。

会议演讲中邀请他人发言时,手指并拢手心朝上(手掌与地面约呈45度角)做抬起状邀请。用遥控笔、教鞭或食指指点表示强调,站着双手抱在胸前,摆弄双手,手或者拳头在空中不停挥舞,这些动作都是消极、不得体的表现。

演讲时,站的位置和姿态也有讲究。站在每位听众都能看到又便于操作演讲道具的位置。站时挺胸收腹,男士没有必要两脚并拢站立,那样显得小气而拘谨;但双腿分开也不宜过大,一般以一脚左右的宽度为宜。左右脚不停地换、抖脚、倚靠在讲台上,在演讲台上频繁地来回踱步,都属于消极的站姿,演讲中必须避免,同样也是商务礼仪所禁忌的。

演讲完毕向全体与会者鞠躬致谢,再从容下场。

讲演讲礼仪,最好的方式是模拟练习,我在商务礼仪培训中都会使用模拟练习的方法。书面文字表达,只能靠大家的书面理解了。

讲演讲礼仪,最好的方式是模拟练习,我在商务礼仪培训中都会使用模拟练习的方法。书面文字表达,只能靠大家的书面理解了。

作者:知名礼仪培训师靳斓


 
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