(未来之舟礼仪培训网)第一，要按照书信规格写信，即抬头要顶格写尊称，另起一行空两格写问候语，下面一段才是正文，正文写完后，要写上期望或祝贺的话语，最后才是写信人的落款和时间。有些人写信易忘记写时间，这是不应该疏忽的。如果信写完以后又想起了什么事需要写在信里去的话，就在信的最后加一个附言，把要补充的话写上去。外文书信与中文书信的内容要求是完全一样的，格式上有所不同。如果要用外文写信，就要根据该国文字的常规要求和书信规格进行书写，不要随心所欲。

第二，一般书信内容要求把想要说的事情说清楚，把要想说的话都写上就可以了，只要收信人能读懂你写的全部意思就算达到了目的。如果是商务往来和其他经济业务性质的书信，在内容的叙述上就要讲究一些，把重要的因素必须全部包括在内容中，不得遗漏。例如商业往来方面的业务信函，就要说明商品名称、牌号、规格、数量、质量、价格、起运时间、出厂时间、合约签定情况或规定，交付款项的时间、地点、方式，运输过程中的保护、保险、到货时间、提取方式，万一发生意外之后如何赔偿等。并且商务和其他经济业务方面的往来信函要留下底稿，收到来函要妥善保存，以便将来查询，万一出现什么问题就有可靠的证据。

第三，如果是传达信息、联络感情等方面的书信，要做到及时、准确，感情表露要恰当，遣词造句要和缓，字要书写工整，不要出现错别字，以及造成收信人的误解和不悦。

第四，写信时禁忌用红笔或铅笔，私人的书信最好不用打印的字，如果是公函可以打印，但是末尾的签字必须用手亲笔书写。信不能开着口子发出去，如果是请人代信的话，就要开着口子当面交给代信人，以示信任。如果别人让你代信时，就要当面把开口信封好，以表示谨慎、认真。

第五，信写完以后，一定要检查一下，至少阅读一遍，看看有无遗漏、错别字等，如果有，就要纠正过来。遗漏的意思和话写在附语里，附语写多少都无关紧要。还有一点要特别注意，即在同时写几封信时，就要把信封和信纸（内容）一定弄正确，不要张冠李戴，把给老王的信寄给老张，而把老张的信又寄给老王，一错就必然是两个同时错，在现实生活里经常出现这样的马虎事，关键还是没有足够的警惕，注意不够所致。

第六，关于信封的书写，传统礼仪中收信人的名字后面要写“同志”，因为这不仅是给邮递员看的。但是在现实生活里，人们不大愿意接受，尤其是给领导、长辈写信时，名字后面写“同志”二字感到难下笔。主张从礼仪的原则出发，应该灵活机动，不必强求一律。

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