(未来之舟礼仪培训网)目前,微信已经取代短信、电话,成为工作中最常用的沟通方式。但微信毕竟是新生事物,在工作方式比较严谨和传统的机关、事业单位,使用不当会出现很多问题。很多时候你自己并无意识,却已用微信给别人留下负面印象。以下这几点一定要注意。
1.不要滥用截屏
截屏功能与职场大多数礼仪背道而驰。两个人的聊天是非常私密的行为,发送出去与暴露他人和自己的隐私没有区别。在职场上使用微信截图要格外谨慎,不要随意截屏为证,更不可随意把截屏发送给第三者。
2.群里也要讲规矩
单位群的感情交流功能相对弱一些,主要是为了工作。所以在工作群里聊天,如果不是工作必要,一定要适可而止。同时,不要随便拉陌生人进入群里,以免泄露工作秘密。
3.慎用语音
虽然微信交流方式很丰富,有文字、语音、表情等,但交流时对方性格、身处环境、职位高低等都是必须要考虑的。对于那些职位比自己高很多的人,最好的方法是直接电话过去,除非是私下关系极好,一般不要使用语音。为了工作方便和准确无误,在大多数情况下不要使用语音。
4.注意沟通效率
单位里使用微信沟通,一定要考虑对方处境。比如对方身处领导岗位,事务极其繁忙,这时候切勿使用“看到请回复”“在吗”这些词,要直接切入主题。如果稍微感到沟通效率低下,可马上致电询问。设想沟通对象处境,随时调整沟通节奏,工作会更加顺畅。
5.区分朋友圈和工作圈
朋友圈是每个人的一张网络面孔。若工作和生活共用一号,一定要注意朋友圈分组。你发了一条在亲戚朋友们看来逗趣的内容,同事老板看到了可能是另一个感受,或许会不知不觉间造成一些误会和偏见。在人际关系和社交工具使用上,一定要因人而异,这一条是常识。
6.勿滥用私人化表情
对私人化、真人截图等比较特殊的表情的认可,一般限于私人圈子,但在单位群里用可能会使一些人生厌。单位群年龄差异大,不太适宜使用各种怪异表情,你只是想活跃气氛,但实际上是增加了负面印象。
7.不要处理太复杂的问题
机关工作,准确和效率永远是第一位的,微信的即时性提高了工作效率,但在严谨程度上却是短板。对于复杂问题,不论你是长篇大论还是长谈良久,都很容易出现误解和误判,还是电话或面谈更好。
8.及时回复信息
及时回复他人信息是一种美德。
遵守以上八项注意,以下内容会帮到你。
公务短信或微信的基本要求
1.称谓恰当礼貌
称谓要表达清楚接收方的身份,并体现礼貌原则。
2.首句反映主题
在首句中即反映出主题,旨在帮助接收方及时高效地读取信息。
3.内容简洁条理
尽可能用一条信息容纳全部信息,减少信息往来次数。如果需要传递的信息有多项,宜分点阐述。
4.尾语按需设置
如果是比较重要的事情,可在结尾处注明“收到请回复,谢谢!”。如果没有收到回复,有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信或微信比如通知,应使用专用尾语“特此通知”,以示规范和严谨。
5.署名明确勿漏
公务短信或微信较为正式和规范,结尾处署名更正规。
公务短信或微信的用语原则:
礼貌、规范、温和
公务短信或微信的内容规则:
1.内容应与公务有关。
2.简明扼要,突出要点。
公务短信或微信的使用规则:
1.发送时间恰当
最好在工作时间发送,以保证接收方及时处理。早上8:00以前、晚上10:00以后最好不要发公务短信,因为短信或微信提醒的响声或震动声会打扰对方休息。
2.妥善处理接收延迟的情况
如果是比较重要的事情,最好请对方回复以确认收到,或者在短信或微信发送之后致电对方询问接收情况。
3.不得滥发短信或微信
要做到“三禁止”:禁止发送与公务无关的信息；禁止群发广告或非法信息；禁止对无关人员发送信息。
附:聊微信十大禁忌
1.不妄议中央:不要随意对党的方针政策妄加议论和批评。
2.不能低俗:过分低级庸俗的内容和图片不宜转发,因为你的作品是你自身品味的客观反映。
3.不能咒人:不可强制别人转发你的作品,比如:转了将走大运、发大财,不转将会如何如何……这是微信交流中的大忌。
4.不能泄露他人隐私:不能随意发表未经他(她)人同意、带有个人隐私性质的内容和图片,这涉及人权和肖像权,也是行规。
5.赞了才能转:看到别人精彩文段和图片意欲转发时,应先“赞”后转,这是礼貌,也是涵养。
6.注意礼尚往来:不要只看不发不转,要尊重朋友的劳动成果,否则有可能被朋友遗忘,或打入黑名单。别人向你“打招呼”时,也应尽可能及时予以回应,这叫礼尚往来。
7.在朋友圈内不发个人生活琐碎和烦恼的事,这既影响朋友们的情绪,浪费朋友们的时间,也会暴露了个人隐私。
8.涉及国家和工作单位机密不要乱发,哪怕一对一发也不妥,信息网络时代都有被记录和泄密的可能。
9.对经典的微信可加收藏。 要经常看,经常读,领悟其内涵,自己就不断会有新发现、新感受、新提高、新收获。
10.别让微信绑架你的生活,再好的东西也是双刃剑,把握好尺度才能让微信更好地服务我们的工作和生活,绝不能成为低头一族,影响工作生活和健康。俗话说的好,世界上最远的距离是你坐在我对面却在低头玩手机。
（本文转自共产党员网。咨询、培训政务礼仪培训事宜请联系：010－65721174）