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我们在这里介绍的书面信函特指纸质信函，介绍常用的普通信函、商务请柬、邀请函、祝贺函、明信片五种。
普通信函
现在很多人对普通信函的处理就像便笺一样简单，显得多少有些失礼。
内容抬头。即对收件人的称呼，商务信函的抬头可以是姓氏加“先生”、“女士”这样的泛尊称；对方有职务，应是姓氏加职务；对于文人雅士可以字号相称。称呼之前加一些适当的形容词，如“尊敬的”“敬爱的”等；称呼之后也可加提称词，以示尊敬和抬举（提称词多用于以书面语言写成的信函）。如对尊长用“尊鉴”“赐鉴”，对平辈应用“惠鉴”“台鉴”，对政界用“钧鉴”“勋鉴”，对女士应用“淑鉴”“懿鉴”（年高者），等等。
启词。启词是正文前的开场白，既表示客气寒暄，也提示写信原因。商务信函启词要简短。
正文。正文力求简明扼要，语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。
祝词。祝词是在信结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰，包括两部分内容。一是应酬语，即信结尾用一两句话结束正文的语句，也可以同时用敬语，以示谦恭，如“草此”“肃此”“敬此”等。二是问候祝福语，即出对收信人不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”“即颂大安”“祝您成功”等。如果祝词较多，可以单独成行，空两格后书写。也可以把祝词分成两部分书写：一是把“敬颂”“敬请”一类词单独成行，前空四格，而将“春祺”“大安”一类词另行顶格写；或者把“敬请”“敬颂”一类词置于正文末句之后，不另行书写，而把“大安”“春祺”一类词另起一行顶格写。
落款。落款的日期可以写在署名之后，只空一格；也可以另起一行，写在署名的正下方。
附言。附言是对正文的补充，往往以“又”“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。附言在署名和日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言必须简洁，不应再另附纸。
托代信函。在托人代交的信封上，信封左上角可视具体情况写上“专送”“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托代人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。
商务请柬
商务请柬，也叫商务请贴。是举行活动时，为表示对客人的尊重和邀请者的郑重态度，专门发出的邀请文书。怎样写商务请柬呢？
请柬的内容由标题、正文、结尾、落款和时间五部分组成。
标题写在封面上，如“请柬”、“请贴”。
正文是请柬的主体，要写明受邀请人的姓名，拟举行的活动名称，活动的时间、地点及注意事项等。做到用词准确、精练、恳切、得体。
结尾处空两格写上“敬请”“恭候”等字样，再另起一行写上“光临”“莅临”字样。落款写在下方，由发柬者署名，再另起一行注明日期。
请柬写好后，一般应在活动前半个月至一个月之间发出，以便受邀者安排时间。
请柬例文如下：
尊敬的××先生：
敝公司定于××年××月××日至××月××日8：00—17：00在××会展中心××大厅举办××贸易洽谈会。恭候光临。
××公司
××年××月××日
邀请函
邀请函是郑重邀请他人参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面请约信。印在“请柬”材料上的、文字简练的邀请函，也就是商务请柬。怎样写邀请函呢？
邀请函的结构、写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款五部分。
标题。一般只写“邀请函”，字号比通常标题略大一些。有时也可以加“事由”，如“关于参加《风度何来》出版研讨会的邀请函”。 称谓。是对邀请对象的称呼， 写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“先生”、女士”称呼，还可以加上“尊敬的”之类敬语。 正文。这是邀请函的主体，应写明邀请的主要内容，包括参加活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的，通常要另附纸说明，避免邀请函写得过长。 敬语。末尾用“敬请光临”“敬请光临指导”“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
落款。落款写明发文单位及时间，正式邀请函要加盖公章。
邀请函例文如下：
邀请函
尊敬的×××先生：
中华×××会等国内多家公益民间机构与国际慈善基金会共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于××年××月××日在上海隆重举行。
此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司在现代公益事业中的作用、责任和地位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。
随着中国加入世界贸易组织，特别是在国家全面建设小康社会、完善社会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系及合作机制的建立。
参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司代表200名，公益民间机构代表100名，研究部门及相关机构知名人士等150名。届时将有政府及主管部门领导莅临大会。
在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛，并真诚地期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献！
期待着您的积极参与！
×××
论坛筹委会主任
中华××会会长
××年××月××日
祝贺函
祝贺函也就是贺信。祝贺函要求简短，内容主要有称呼、为何事致贺、事件的背景意义及展望、结尾、表示祝贺、落款。
祝贺函例文如下：
××房地产公司全体职工：
喜闻十月一日是贵公司成立十周年纪念日，谨此表示热烈祝贺!
十年来，贵公司全体职工发扬艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神，不仅为我市建成了大批优质高档住宅小区，而且培养了大批房地产专业技术人才，支援了兄弟单位。十年来，贵公司在技术力量方面，给我司以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵公司全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。
最后，祝贵公司全体职工在新一年的项目开发中取得更大的成绩。
××公司
×年×月×日
明信片
作为集沟通和收藏价值于一体的书面信函，明信片很受人们的欢迎。
明信片可以用来表达感谢、告知信息，如参加宴会后向主人寄明信片致谢；可以表达节日祝福，节日里寄张明信片，比发短信更文雅也更有深度；可以表达特殊日子的祝贺或重要日子的纪念等。
2010年上海世博会期间，我收到几位上海朋友分别寄来的盖有世博会开幕式纪念戳的明信片。这让我惊喜不已！这份情谊，远比请我吃一顿大餐更让我感动。
明信片兼有艺术欣赏和收藏的作用，所以选明信片的时候当然应尽可能考虑这是否是对方喜欢的类型。
鉴于明信片的版面，祝福、感谢这样的内容必须简洁。至于书写、邮寄及回复的注意事项，我们已经在本课“节日期间往来的礼仪”中做过专门介绍。
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